Zinnen die u liever niet in een e-mail vermeldt

In steeds meer beroepen worden we tegenwoordig overspoeld met e-mails. Niet alleen dringende, maar ook reclamemails, en e-mails die we liever niet zien. Omdat niemand de tijd of zin heeft om alle e-mails grondig te lezen, is het belangrijk om onze berichten kort en bondig te houden. Het is belangrijk om zo snel mogelijk tot de kern van de zaak te komen, geen irrelevante berichten te sturen en vooral altijd beleefd, attent en respectvol te zijn.

Welke zinnen kun je beter vermijden in e-mails?

1. Excuseer mij dat ik u schrijf...  Je hebt besloten te schrijven, dus verontschuldig je niet. Zorg ervoor dat je content zo relevant mogelijk is, en niemand zal spijt krijgen van het lezen van je bericht.

2. Ik schrijf u omdat... Ook deze zin kun je gerust weglaten. De ontvanger ziet al dat je aan hem of haar schrijft. Kom meteen ter zake.

3. ANTWOORD DRINGEND! Hoewel het prettig zou zijn om dit herhaaldelijk te schrijven aan iemand die niet reageert, is deze schrijfstijl om verschillende redenen te vermijden. Gebruik allereerst geen hoofdletters, want de ontvanger zal het opvatten alsof je tegen hem of haar schreeuwt. Niemand tolereert ook dat je bevelen oplegt. In de volwassen wereld is beleefdheid een voorwaarde voor goede en succesvolle communicatie.

4. Het is niet zo dringend... De kans is groot dat u nooit een reactie op deze e-mail zult ontvangen. Met alle dringende en urgente taken die we hebben, stellen we de niet-dringende reactie uit tot later, en in de tussentijd kunnen we onze intentie vergeten. Onderschat uw bericht niet, zeg wanneer u een reactie nodig hebt. En schrijf natuurlijk op tijd.

5. Ik zal het kort schrijven. Je kunt deze zin ook weglaten. Schrijf gewoon kort wat je wilt.

6. Je kent mij niet, maar... Het is verstandig om van de gelegenheid gebruik te maken en uzelf van uw beste kant te laten zien.

7. En nog één ding... De ontvanger is al blij dat hij de e-mail heeft uitgelezen, maar je hebt nog meer verzoeken. Neem de informatie uit het vorige deel van de tekst op.

8. Stuur dit bericht door naar... Niemand vindt het leuk om het werk van een ander te doen. Doe de moeite om de ontvanger te vinden die je zoekt. Zo weet je of je bericht is aangekomen.

9. Ik weet niet of jij de juiste persoon bent om naar te schrijven... Zorg ervoor dat je weet aan wie je schrijft. Het kan gebeuren dat je met deze zin de aandacht van de ontvanger verliest, die dan meteen doorgaat naar een andere e-mail die wel degelijk voor hem of haar bedoeld is.

10. Ik zal je wat links geven... Het is beter om de informatie in de e-mail die u verstuurt op te nemen. Dan hoeft de ontvanger niet verder op internet te zoeken.

11. Ik weet dat ik geen expert ben, maar... Dit doet je waarde teniet. Je schrijft omdat je ergens van overtuigd bent en omdat je het vakgebied kent. Onderschat jezelf niet.

12. Je hebt niet op mijn vorige e-mail gereageerd. Het is waar, ze hebben je niet geantwoord. En dat was niet goed. Dat weten ze. Maar wees niet te streng voor jezelf, houd de boodschap positief. Als ze het belangrijk genoeg vinden, zullen ze je antwoorden. Doe je best om het te laten gebeuren.

LEES VERDER: Wat mogen ouders hun dochters niet vertellen?

Vermijd ook e-mails...

• ...waarin u geen contactgegevens vermeldt.
• ...waarin je beledigend bent. Verlaag je nooit tot dat niveau. Wees duidelijk, assertief, kritisch en constructief en beleefd. Zo bereik je meer. En vergeet niet dat je een bericht niet kunt verwijderen als het eenmaal is verzonden.
• ...met een halfslachtig doel. Maak eerst duidelijk wat je wilt en nodig hebt, en verstuur dan het bericht. Je bespaart tijd, zowel voor jezelf als voor de ontvanger.
• ...dat je niet de meest essentiële dingen toevoegt. Controleer voordat je het bericht verstuurt of je de bijlagen wel hebt toegevoegd en of je al het materiaal hebt toegevoegd dat de ontvanger van je nodig heeft. Dit bespaart jullie beiden ook veel tijd en onnodig typen.