Elektronska pošta je danes eden izmed največkrat uporabljenih načinov komunikacije v poslovnem svetu, zato tudi tu pustite dober vtis. Kateri stavki so v elektronskih sporočilih popolnoma odveč ali pa so celo povsem neprimerni? Preverite.
V vse več poklicih smo dandanes do vratu zasuti z elektronskimi sporočili. Pa ne le s tistimi nujnimi, tudi z reklamnimi, pa s takšnimi, ki jih najraje nikoli ne bi videli. Ker nihče nima časa niti volje, da bi temeljito prebral vsa elektronska sporočila, je dobro, da smo v svojih sporočilih kratki in jedrnati. Pomembno je, da čim prej preidemo k bistvu, da ne pošiljamo nepomembnih sporočil in, predvsem, da smo vselej vljudni, obzirni in spoštljivi.
Katerim stavkom se je torej v elektronskih sporočilih bolje izogniti?
1. Oprostite, ker vam pišem … Odločili ste se, da boste pisali, torej se nikar ne opravičujte. Naj bo vaša vsebina kar se da pomembna, pa ne bo nikomur žal, da je prebral vaše sporočilo.
2. Pišem vam, ker … Tudi to je stavek, ki ga lahko mirne duše izpustite. Naslovnik že vidi, da mu pišete. Kar na plan z bistvom.
3. NUJNO ODGOVORITE! Čeprav bi to najraje večkrat napisali tistemu, ki ne odgovori, se je treba takšnemu načinu pisanja izogniti zaradi več razlogov. Predvsem ne uporabljajte velikih črk, saj bo naslovnik to sprejel, kot da nanj kričite. Tudi ukazovanja nihče ne prenaša najbolje. V svetu odraslih je vljudnost predpogoj za dobro in uspešno komunikacijo.
4. Ni tako nujno … Zelo verjetno je, da na to elektronsko sporočilo nikoli ne boste prejeli odgovora. Ob vseh nujnih in hitrih opravkih, ki jih imamo, nenujen odgovor preložimo na pozneje, medtem pa lahko na svojo namero že pozabimo. Ne podcenjujte svojega sporočila, povejte, kdaj potrebujete odgovor. In seveda, pišite pravočasno.
5. Napisal bom na kratko. Tudi ta stavek lahko mirno izpustite. Preprosto na kratko napišite, kaj želite.
6. Ne poznate me, ampak … Raje izkoristite priložnost in se predstavite v najboljši luči.
7. In samo še ena stvar … Naslovnik se je že razveselil, da je pri koncu branja elektronskega sporočila, vi pa imate zanj še več prošenj. Informacije vključite v prejšnji del besedila.
8. Prosim, če to sporočilo posredujete … Nihče ne opravlja rad dela drugih. Potrudite se in najdite naslovnika, ki ga iščete. Tako boste tudi vedeli, ali je sporočilo doseglo svoj cilj.
9. Ne vem, ali ste prava oseba, da vam pišem … Prepričajte se, komu pišete. Kaj lahko se zgodi, da pri tem stavku izgubite pozornost naslovnika, ki bo preprosto prešel na drugo elektronsko sporočilo, ki je zagotovo namenjeno njemu.
10. Posredujem vam nekaj povezav … Raje vključite informacije v elektronsko sporočilo, ki ga pošiljate, in odrešite naslovnika nadaljnjega brskanja po spletu.
11. Vem, da nisem strokovnjak, ampak … S tem izničite svojo vrednost. Pišete, ker ste v nekaj prepričani in ker se na področje, o katerem pišete, spoznate. Ne podcenjujte se.
12. Niste mi odgovorili na prejšnji mail. Res je, niso vam odgovorili. In ni bilo prav. To tudi vedo. A raje ne potrkavajte na vest, vztrajajte s pozitivnostjo sporočila. Ko se jim bo zdelo dovolj pomembno, vam bodo odgovorili. Potrudite se, da bo tako.
PREBERITE ŠE: Česa starši ne bi smeli povedati svojim hčerkam?
Izogibajte se tudi elektronskim sporočilom …
- … v katera ne pripišete kontaktnih podatkov.
- … v katerih ste žaljivi. Nikoli se ne spustite na to raven. Bodite jasni, odločni, kritično konstruktivni in vljudni. Tako boste dosegli več. In ne pozabite, da sporočila ne morete več izbrisati, ko ga enkrat pošljete.
- … z napol izoblikovanim namenom. Najprej pri sebi razčistite, kaj želite in kaj potrebujete, nato pošljite sporočilo. Čas boste prihranili tako sebi kot naslovniku.
- … v katera ne pripnete najnujnejših stvari. Preden pošljete sporočilo, preverite, ali ste res pripeli priponke in ali ste dodali ves material, ki ga naslovnik od vas potrebuje. Tudi s tem boste obema prihranili veliko časa in nepotrebnega tipkanja.
