E-Mail ist heute eines der meistgenutzten Kommunikationsmittel in der Geschäftswelt, machen Sie also auch hier einen guten Eindruck. Welche Sätze sind in E-Mails völlig überflüssig oder sogar völlig unpassend? Überprüfen.
In immer mehr Berufen werden wir heutzutage mit E-Mails überschwemmt. Und zwar nicht nur mit den nötigen, sondern auch mit werbenden, aber mit solchen, die man lieber nie sehen möchte. Da niemand die Zeit oder Lust hat, alle elektronischen Nachrichten gründlich zu lesen, ist es eine gute Idee, unsere Nachrichten kurz und prägnant zu halten. Wichtig ist, dass wir schnellstmöglich auf den Punkt kommen, keine irrelevanten Botschaften versenden und vor allem immer höflich, rücksichtsvoll und respektvoll sind.
Welche Sätze sollte man in E-Mails besser vermeiden?
1. Entschuldigen Sie, dass ich Ihnen schreibe… Du hast dich entschieden zu schreiben, also entschuldige dich nicht. Machen Sie Ihre Inhalte so relevant wie möglich, und niemand wird es bereuen, Ihre Nachricht gelesen zu haben.
2. Ich schreibe Ihnen, weil... Dies ist auch ein Satz, den Sie getrost weglassen können. Der Adressat sieht bereits, dass Sie ihm schreiben. Direkt auf den Punkt.
3. ANTWORTEN SIE DRINGEND! Obwohl Sie es vorziehen würden, dies wiederholt jemandem zu schreiben, der nicht antwortet, sollte diese Art des Schreibens aus mehreren Gründen vermieden werden. Verwenden Sie vor allem keine Großbuchstaben, da der Adressat es so auffasst, als würden Sie ihn anschreien. Befehle zu erteilen verträgt auch niemand gut. In der Welt der Erwachsenen ist Höflichkeit eine Grundvoraussetzung für eine gute und erfolgreiche Kommunikation.
4. Es ist nicht so notwendig ... Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie niemals eine Antwort auf diese E-Mail erhalten werden. Bei all den dringenden und dringenden Dingen, die wir zu erledigen haben, verschieben wir die nicht dringende Antwort auf später und können in der Zwischenzeit unsere Absicht bereits vergessen. Untertreiben Sie Ihre Nachricht nicht, sagen Sie, wenn Sie eine Antwort benötigen. Und natürlich pünktlich schreiben.
5. Ich werde kurz schreiben. Sie können diesen Satz auch weglassen. Schreiben Sie einfach kurz, was Sie wollen.
6. Du kennst mich nicht, aber... Nutzen Sie vielmehr die Gelegenheit und präsentieren Sie sich im besten Licht.
7. Und noch etwas … Der Adressat freut sich schon, dass er die E-Mail am Ende gelesen hat, aber Sie haben noch mehr Wünsche an ihn. Fügen Sie die Informationen aus dem vorherigen Teil des Textes hinzu.
8. Bitte leiten Sie diese Nachricht weiter… Niemand macht gerne die Arbeit anderer. Geben Sie Ihr Bestes, um den gesuchten Adressaten zu finden. Dadurch erfahren Sie auch, ob die Nachricht ihr Ziel erreicht hat.
9. Ich weiß nicht, ob Sie der richtige Ansprechpartner sind... Stellen Sie sicher, an wen Sie schreiben. Was passieren kann, ist, dass Sie in diesem Satz die Aufmerksamkeit des Empfängers verlieren, der einfach zu einer anderen E-Mail übergeht, die definitiv für ihn bestimmt ist.
10. Ich gebe Ihnen einige Links… Fügen Sie die Informationen stattdessen in die E-Mail ein, die Sie senden, und ersparen Sie dem Empfänger das weitere Surfen im Internet.
11. Ich weiß, ich bin kein Experte, aber… Damit negierst du deinen Wert. Sie schreiben, weil Sie von etwas überzeugt sind und weil Sie das Gebiet kennen, über das Sie schreiben. Unterschätze dich nicht.
12. Sie haben nicht auf meine vorherige E-Mail geantwortet. Es stimmt, sie haben dir nicht geantwortet. Und es war nicht richtig. Das wissen sie auch. Aber Sie klopfen besser nicht auf Ihr Gewissen, sondern bleiben bei der Positivität der Botschaft. Wenn sie denken, dass es wichtig genug ist, werden sie sich bei Ihnen melden. Tun Sie Ihr Bestes, um es so zu machen.
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Vermeiden Sie auch E-Mails…
- ... in denen Sie keine Kontaktinformationen hinzufügen.
- … in denen Sie beleidigend sind. Steigen Sie niemals auf dieses Niveau herab. Seien Sie klar, entschlossen, kritisch konstruktiv und höflich. So erreichen Sie mehr. Und denken Sie daran, dass Sie eine Nachricht nicht löschen können, nachdem Sie sie gesendet haben.
- … mit einem halbfertigen Zweck. Klären Sie zuerst mit sich selbst, was Sie wollen und was Sie brauchen, dann senden Sie eine Nachricht. Sie sparen Zeit für sich und den Adressaten.
- ... bei dem man das Nötigste nicht anbringt. Überprüfen Sie vor dem Versenden der Nachricht, ob Sie die Anhänge angehängt haben und ob Sie alle Materialien hinzugefügt haben, die der Empfänger von Ihnen benötigt. Das erspart euch beiden außerdem viel Zeit und unnötiges Tippen.
