Frasi che preferisci non includere in un'e-mail

In sempre più professioni siamo inondati di e-mail al giorno d'oggi. E non solo con quelle necessarie, ma anche con quelle pubblicitarie, ma con quelle che preferiresti non vedere mai. Poiché nessuno ha il tempo o la voglia di leggere attentamente tutti i messaggi elettronici, è una buona idea mantenere i nostri messaggi brevi e concisi. È importante arrivare al punto il prima possibile, non inviare messaggi irrilevanti e, soprattutto, essere sempre educati, premurosi e rispettosi.

Quindi quali frasi è meglio evitare nelle email?

1. Scusatemi se vi scrivo...  Hai deciso di scrivere, quindi non cercare scuse. Rendi i tuoi contenuti il più pertinenti possibile e nessuno si pentirà di aver letto il tuo messaggio.

2. Ti scrivo perché... Anche questa è una frase che puoi tranquillamente tralasciare. Il destinatario può già vedere che gli stai scrivendo. Dritto al punto.

3. RISPONDI URGENTEMENTE! Anche se preferiresti scrivere ripetutamente a qualcuno che non risponde, questo tipo di scrittura dovrebbe essere evitato per diversi motivi. Soprattutto, non usate le maiuscole, perché il destinatario lo prenderà come se gli stessi urlando contro. Nessuno tollera bene nemmeno dare ordini. Nel mondo degli adulti, la cortesia è un prerequisito per una comunicazione buona e di successo.

4. Non è così necessario... È molto probabile che non riceverai mai risposta a questa email. Con tutte le cose urgenti e urgenti che dobbiamo fare, rimandiamo a più tardi la risposta non urgente, e nel frattempo possiamo già dimenticare la nostra intenzione. Non sottovalutare il tuo messaggio, dillo quando hai bisogno di una risposta. E, naturalmente, scrivi in tempo.

5. Scriverò brevemente. Puoi anche tralasciare questa frase. Scrivi semplicemente brevemente quello che desideri.

6. Non mi conosci, ma... Piuttosto, sfrutta l’opportunità e presentati nella luce migliore.

7. E solo un'altra cosa... Il destinatario è già contento di aver finito di leggere l'e-mail, ma tu hai ancora più richieste per lui. Includere le informazioni nella parte precedente del testo.

8. Per favore inoltra questo messaggio... A nessuno piace fare il lavoro degli altri. Fai del tuo meglio per trovare il destinatario che stai cercando. Questo ti farà anche sapere se il messaggio è arrivato a destinazione.

9. Non so se sei la persona giusta a cui scrivere... Assicurati a chi stai scrivendo. Quello che può succedere è che in questa frase si perde l'attenzione del destinatario, che passerà semplicemente a un'altra email sicuramente destinata a lui.

10. Ti do alcuni link… Piuttosto, includi le informazioni nell'e-mail che stai inviando e evita al destinatario di navigare ulteriormente sul web.

11. So di non essere un esperto, ma... Così facendo, neghi il tuo valore. Scrivi perché sei convinto di qualcosa e perché conosci il settore di cui stai scrivendo. Non sottovalutarti.

12. Non hai risposto alla mia email precedente. È vero, non ti hanno risposto. E non era giusto. Lo sanno anche loro. Ma è meglio non bussare alla coscienza, restare fedeli alla positività del messaggio. Quando penseranno che sia abbastanza importante, ti ricontatteranno. Fai del tuo meglio per renderlo tale.

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Evitate anche le email...

• ... in cui non aggiungi informazioni di contatto.
• … in cui sei offensivo. Non abbassarsi mai a quel livello. Sii chiaro, deciso, criticamente costruttivo ed educato. In questo modo otterrai di più. E ricorda, non puoi eliminare un messaggio una volta inviato.
• … con uno scopo ancora mezzo formato. Per prima cosa chiarisci con te stesso cosa vuoi e di cosa hai bisogno, poi invia un messaggio. Risparmierai tempo sia per te che per il destinatario.
• ... in cui non alleghi le cose più necessarie. Prima di inviare il messaggio controlla di aver allegato gli allegati e di aver aggiunto tutto il materiale che il destinatario necessita da te. Ciò farà risparmiare a entrambi molto tempo e digitazioni inutili.