Pošlji mi e-pošto in povem ti, kdo si. E-pošta je naše ogledalo, naše okno v svet. Je prvi vtis. Slabo formulirana je ekvivalent nakracanemu pismu in ne izkazuje spoštovanja do sogovornika. Rutiniranost njene uporabe nas je naredila ranljive za površnost in razrahljala pravila. V krogu prijateljev to ne igra vloge, a v poslovnem svetu e-bonton še vedno nekaj velja, zato preverite, kje šepate in odpravite hibe.
Marsikdo bo zamahnil z roko, češ, saj znam pravilno uporabljati in pisati e-pošto, a vsake toliko časa je vredno obrisati prah iz platnic spletnih pravil in bontona. Napake (ne zgolj slovnične) so v poslovnem svetu lahko usodne. Ob poplavi pošte, ki se usuva na nas vsak dan, si je težko povrniti izgubljeno zaupanje. Tu domala ni druge priložnosti. Seveda govorimo le o poslovnem miljeju, pri korespondenci s prijatelji pravil pač ni oziroma so ta interna. Prijatelja lahko pozdravite v trenirki, poslovnega partnerja pač ne. Ja, e-pošta pove toliko in še več o vas. In velikokrat je prav ona vaš prvi kontakt s potencialno stranko in vsi poznamo težo prvega vtisa. Ne da se ga izbrisati z gumbom za izbris.
Mogoče e-pošta nima moči osebnega stika, a ”magnituda” prihaja zelo blizu temu, saj so osebni kontakti danes dostikrat rezultat prav spletnega dogovora. Slab prvi vtis napravi domala nepopravljivo škodo, dober je temelj, na katerem se da zgraditi marsikaj.
PREBERITE ŠE: Infografika: Kako zgleda tipičen dan uspešnega poslovneža?
Naslednje bo verjetno vsakomur jasno kot beli dan, toda zdimo se kot teflon, nič se nas ne prime, zakaj vedno znova zaseda vrh lestvice napak. Naslov.
Naslov
Naslovu (”subject”) se priponke ”ne sodi knjige po platnicah” žal ne da pripeti. Zato naj bo kost za glodanje, aperitiv. Morda ne bo delal čudežev, lahko pa vam za vedno zaloputne vrata. Naslovnika naj seznani z vsebino, naj zapoje kot Sirene. Ker naslov je sidro. Brez sidra tvegate, da vas v živahnem zalivu nabiralnika odnese proč na odprto še preden pridete do obale. In ko se vam enkrat uspe zasidrati, bodite kratki in jedrnati. Zakaj? Ker se večina sporočil danes prebira na telefonih.
Dolžina
150 besed, pet stavkov, potem pa zaključite. Ne okolišajte po nepotrebnem in ne razsipavajte z okrasnimi pridevniki. Poslovneži ponavadi nimajo časa za dolga sporočila, zato vključite res samo bistvo. Pomislite na vprašanje, katere tri stvari bi vzeli na samotni otok. To vam bo pomagalo, da podate samo najnujnejše.
Izbira besed
Lepa beseda lepo mesto najde. Ne bodite vsiljivi, ne planite na naslovnika, kot da greste na juriš in ročno izbirajte besede. Skušajte profilirati naslovnika in temu primerno izbrati jezik, ki mu bo najbližje.
Ločujte oz. členite
E-pošta naj bo pregledna, zato členite, ločujte besedilo vsebinsko kot ločujete odpadke. Še posebej, če je vsebine malo več kot za nekaj povedi. En stolpec že na prvi pogled deluje dolgočasno in odbije naslovnika. Dodajte privlačne podnaslove, kakšno sliko in negujte interes naslovnika, saj je ta zelo krhek.
Ja, kovanje e-pošte je polno čeri, a upoštevanje že omenjenih trikov in tistih, ki jih najdete v spodnji infografiki, vam bo omogočilo, da se jim izognete.
Več informacij:
www.whoishostingthis.com
